Web Office 2.0 – Part II: Bảng Tính

Posted on Updated on

Chưa bao giờ tôi nghĩ rằng sẽ sử dụng những công cụ thay cho Word hay Excel trên Web nhưng khi dùng những bảng tính đầu tiên trên NumSum tôi đã thực sự ngỡ ngàng về khả năng của nó. Chỉ khi ấy tôi mới tin là hoàn toàn có thể dùng các ứng dụng web trong các lãnh địa mà trước kia là độc quyền của ứng dụng desktop.

Ứng dụng bảng tính (speadsheet) là ứng dụng phổ biến thứ hai sau sọan thảo văn bản. Trong môi trường kinh doanh (corporate), ứng dụng bảng tính được sử dụng cho rất nhiều mục đích khác nhau đặc biệt trong phân tích dữ liệu, lập lịch công tác… Trong phần 2 của loạt bài về Web Office này, chúng ta sẽ lần lược xem xét ba ứng bảng tính là NumSum, Google SpreadsheetsZoho Sheet.

1. NumSum

NumSum là một ứng dụng bảng tính trên web đầu tiên tôi sử dụng. Tôi vẫn nhớ ấn tượng ban đầu là “Wow, web mà cũng làm được thế này cơ à?”.

Đây là ứng dụng “căn bản” nhất trong ba ứng dụng bảng tính sẽ được xem xét ở đây. Thanh công cụ cho thấy các chức năng có thể thực hiện được một cách rõ ràng, nói chung không nhiều nhưng đủ giúp bạn định dạng một bảng kế hoạch theo như mong muốn. Một bạn người Việt đã thực hiện “Lịch thi đấu World Cup” rất đẹp bằng NumSum (xem hình).


Hình 1: Lịch thi đấu World Cup làm trên NumSum

NumSum cũng cho phép bạn định nghĩa các công thức căn bản như cộng, trừ, nhân, chia, Sum, Average… tuy nhiên số công thức hỗ trợ khá nghèo nàn và dừng ở con số 29 – chỉ vừa đủ để thực hiện các bảng tính đơn giản như kiểu “Bảng tính lương cuối tuần”… Bạn có thể copy công thức từ ô này sang ô khác nhưng bạn không thể copy cho nhiều ô. Nhược điểm này sẽ làm bạn rất mất thì giờ khi tạo các bảng tính phức tạp.

NumSum cũng cho phép bạn vẽ biểu đồ ở ba dạng Line, Area và Bar nhưng không thực sự ấn tượng. Cũng như các web 2.0 khác, NumSum có chức năng gán thẻ (tag) vào các bảng tính để thuận tiện cho việc phân loại, tìm kiếm và cho phép bạn chia sẻ bảng tính của mình với những người khác.

  • Ưu điểm: Nhanh và căn bản. Đầy đủ tính chất của một web 2.0.
  • Nhược điểm: Thiếu chức năng và công thức.
  • Đánh giá chung: Mặc dù đây là một trong những ứng dụng bảng tính trên web ra đời đầu tiên nhưng khó có thể nói đây là một ứng dụng hoàn hảo. Tuy bạn có thể tạo một bảng tính lương đơn giản bằng NumSum hay tạo một lịch thi đấu đẹp mắt, nhưng bạn sẽ không lựa chọn NumSum để cho các bảng tính phức tạp vì hỗ trợ công thức và tính toán kém.

2. Google SpreadSheets

Theo đúng phong cách của Google, Google Spreadsheets không phải là một phiên bản Excel trên web. Bạn sẽ không tìm thấy toolbar kiểu MS Office ở đây, nhưng những gì Google SpreadSheets cung cấp đủ giúp bạn thực hiện những bảng tính nghiêm túc. Tôi đã thử và nhận thấy mình có thể làm hầu hết các công việc định dạng và lập các công thức như trên Excel mặc dù đây mới chỉ là một ứng dụng “lab” (đang trong giai đoạn nghiên cứu).

Thay vì các thanh toolbar chứa đủ thứ như Excel, bạn có 3 tab là Format (định dạng), Sort (sắp xếp) và Formulas (công thức). Bạn có thể định dạng font chữ, kích cỡ và màu sắc cho từng ô, bạn cũng có thể gộp các ô lại theo chiều ngang lại (merge across) và canh lề trái, phải, giữa theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc.

Công thức trong Google SpeadSheets rất phong phú, có khoảng 270 công thức (bằng với Excel 2003) được chia thành 8 nhóm từ các toán tử, logic đến các hàm lượng giác và thống kê, đủ để thỏa mãn hầu hết các tác vụ tính toán. Việc đưa công thức vào cũng rất dễ, bạn có thể chọn công thức rồi chọn các ô cần tính toán bằng chuột. Bạn cũng có thể copy-paste công thức từ một ô sang nhiều ô, các công tức này được tính toán lại một cách thông minh theo địa chỉ tương đối hay tuyệt đối như các chương trình bảng tính khác.

Cũng giống như Writely, tài liệu tự động lưu khi có thay đổi (nếu bạn bật chức năng này) và bạn có thể xuất bảng tính ra các dạng tài liệu khác nhau từ dạng bảng tính Excel .xls đến HTML hay PDF. Như mọi trong ứng dụng web 2.0 khác, bạn có thể xuất bản hay chia sẻ bảng tính của mình để cùng xem hay cùng làm việc với nhiều người.

Điều bạn sẽ thấy thiếu thốn nhất khi dùng Google SpreadSheets là không có chức năng tạo biểu đồ. Hy vọng khi hoàn thiện, Google Spreadsheets sẽ đưa vào chức năng này và cũng hy vọng nó không quá đơn giản như của NumSum. Cuối cùng, tôi tìm mãi mà vẫn không thấy chức năng gán thẻ tag cho các bảng tính, đây nhẽ ra là cái Google cần làm đầu tiên vì nó là một chức năng thể hiện tính ưu việt của web 2.0 trong việc phân loại tài liệu.

Hình 2: Lập báo cáo bằng Google SpeadSheets

 

  • Ưu điểm: Nhanh. Thiết kế thân thiện, cách tân. Chức năng định dạng và tính toán phong phú.
  • Nhược điểm: Thiếu chức năng tạo biểu đồ. Chưa cho phép gán thẻ (tagging).
  • Đánh giá chung: Như mọi ứng dụng của Google, đây là một ứng dụng nhanh, thiết kế tốt. Vì đang trong giai đoạn nghiên cứu và phát triển, khó có thể đánh giá toàn diện ứng dụng này nhưng với các chức năng hiện có chúng ta có thể lạc quan với Google SpreadSheets như một ứng viên thay thế cho Excel trên web.

3. Zoho Sheet

Zoho Sheet có thể là tất cả những gì nhiều người có thể mơ ước (cho tới lúc này) về một chương trình bảng tính có thể thay thế Excel và dùng trên web. Đây là ứng dụng có nhiều chức năng và hoàn thiện nhất.

Giao diện của Zoho Sheet khá giống Excel với một thanh công cụ định dạng chuẩn. Với thanh công cụ này, bạn sẽ không mất thời gian học hỏi gì mà vẫn định dạng được một bảng tính chuyên nghiệp nếu bạn đã từng làm việc trên Excel. Không có gì đáng phàn nàn với Zoho Sheet về mặt định dạng ngoại trừ việc tôi không tìm thấy chức năng tạo đường viền (border). Không rõ tôi có bỏ qua cái gì hay không vì sẽ là một điều khó hiểu khi thiếu một chức năng quan trọng như vậy?

Mặt mạnh của Zoho Sheet nằm ở công thức. Với hơn 300 công thức, Zoho Sheet còn “qua mặt” cả Excel 2003 và điểm tôi đánh giá cao nhất là khả năng copy công thức bằng cách kéo-thả cái quai ở góc dưới mỗi ô (tương tự Excel) – hoan hô các LTV của Zoho! Tuy vậy, mặt trái của tấm huy chương là khi bạn đưa công thức vào bạn phải hoàn toàn gõ bằng tay các ô dữ liệu liên quan chứ không chọn được bằng chuột.

Không hề kém cạnh chức năng với Google SpreadSheets, Zoho Sheet cũng cho phép bạn xuất tài liệu ra các định dạng .xls, .cvs, Open Office, HTML hay PDF… Bạn cũng có thể xuất bản hay chia sẻ tài liệu của mình và dễ dàng gán thẻ (tag) cho mỗi bảng tính.

Cuối cùng, chức năng tạo biểu đồ của Zoho Sheet hơn hẳn so với NumSum (Google SpreadSheets chưa có chức năng này). Bạn có thể tạo biểu đồ dạng cột, dây hay hình tròn (pie) với hiệu ứng 3D. Tôi nhận thấy một lỗi nhỏ khi tạo biểu đồ hình pie nhưng nhìn chung chức năng tạo biểu đồ rất ấn tượng.

Điều khó chịu lớn nhất khi dùng Zoho Sheet là nó không hỗ trợ Unicode, chữ “Việt Nam” sẽ thành “Vie?t Nam” khi lưu vào ô bảng tính. Vì thế nếu bạn định làm một bảng tính tiếng Việt thì Google SpreadSheets là lựa chọn số 1.

Hình 3: Tạo “Báo cáo doanh thu” với biểu đồ trên Zoho Sheet.

  • Ưu điểm: Đầy đủ chức năng nhất, nhiều công thức. Giao diện chuẩn.
  • Nhược điểm: Không cho tạo đường viền (border). Không hỗ trợ Unicode.
  • Đánh giá chung: Cũng như Zoho Writer, Zoho Sheet có rất nhiều chức năng nhưng lại thiếu đi một vài cái quan trọng. Khắc phục được những điểm yếu này bộ ứng dụng Zoho Office sẽ là đối thủ tiềm năng của Microsoft Office nhất là trong thời đại của web 2.0.

4. Kết Luận

Thực tế là sẽ còn phải có những bước tiến dài trước khi các ứng dụng bảng tính trên web đuổi kịp Excel về mặt chức năng. Lợi thế tuyệt đối của Excel là nó là một ứng dụng desktop nên rất nhanh trong định dạng, tính toán. Nó cho phép tạo các bảng tính rất lớn, có độ phức tạp cao và khả năng phân tích dữ liệu không thể chê được. Vì thế trong tương lai Excel vẫn là ứng dụng không thể thiếu trên các máy tính. Nhưng các ứng dụng web lại có mặt mạnh mà ai cũng biết là không cần cài đặt, làm việc được ở bất kỳ đâu có kết nối Internet. Nếu bạn phải tạo một bảng kế họach mỗi tuần và phổ biến cho cả công ty thì tại sao không làm trên Google SpreadSheets hay Zoho Sheet và xuất bản nó cho mọi người cùng xem thay vì gửi e-mail cho từng người?

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s